Cum se scrie un e-mail - ghid practic

Share on FacebookShare on TwitterShare on Google+
Ai zice ca in epoca in care discuti pana si cu colegul de birou prin e-mailuri si alte mijloace de comunicare online, toata lumea stie sa trimita un e-mail. Si daca ai zice asta, ai gresi. Multa lume stie sa scrie la tastatura, dar asta e altceva. In redactia metropotamului se primesc zilnic atatea mostre care ar merita sa stea intr-un muzeu al e-mailurilor, in sectiunea ciudatenii, incat am tras concluzia naturala ca oamenii nu stiu inca sa trimita un e-mail unor destinatari pe care nu ii cunosc.

Ca sa nu ziceti ca tinem teoria chibritului pe uscat, vom lucra pe text. Mostre integrale din corespondenta primita pe adresa de contact a metropotamului:

Exemplul #1:


Subject: Probleme
Body: Salut... Am.

Exemplul #2:


Subject: fdsaf
Body: va rog mult mai faceti un concurs nou cu premi la fel cum a fost cel trecut

Exemplul #3:


Subject: Subiec
Body: o sa mai fie astfel de concursuri??


Reguli obligatorii:


- adresele de e-mail nu incep cu www. Nu exista adrese de e-mail de tipul www.cutare@provider.com.
- pune in titlu subiectul la care faci referire. Altfel risti sa primesti, cum ar fi meritat mostrele 2 si 3 de mai sus, niste raspunsuri la fel de seci precum intrebarile.
- ca sa fie si mai clar, descrie putin subiectul si in textul e-mailului. Vezi exemplul de concizie din mostra 1 de mai sus, care nu ia insa in calcul ca metropotamul nu citeste ganduri. Inca.
- saluta la inceput si/sau semneaza-te la sfarsit daca e primul contact cu oamenii aia straini (care, iarasi, nu citesc in stele sa iti afle numele).


Cum se trimit documente atasate/anexate:


- ataseaza fisierul (e primul lucru pe care lumea il uita).
- daca ai de trimis documente mari, foloseste transfer.ro, nu incarca degeaba serverele de mail.
- daca ai de trimis imagini, in afara de cazul in care se cere explicit o rezolutie cosmica, din care sa se scoata bannere de acoperit blocurile, rezuma-te la niste dimensiuni decente, de uz online.
- daca ai de trimis imagini, nu le trimite pdf.


Anti-spam, pro-privacy:


- in cazul e-mailurilor cu multipli destinatari, care nu se cunosc intre ei, folositi cu incredere optiunea BCC. Aceasta abreviere nu se refera la vreun timp dinainte de era noastra (BC = before Christ), ci la blind carbon copy, o expresie mostenita de pe vremea copierii documentelor batute la masina cu foaie de indigo, si care azi inseamna ca nu lasi la vedere adresele de e-mail ale destinatarilor.

De ce sa folosesti BCC:


Daca ai o functie de PR, sa zicem, care iti cere sa trimiti comunicate de presa si alte informatii de interes public, si ai 500 de adrese de e-mail, fara sa iti dai seama faci trafic la liber cu baza de date de adrese de e-mail. Sau, acum stam sa ne gandim, poate iti dai seama...

In epoca de glorie a spam-ului, adresele de e-mail sunt pretioase ca apa in desert. Bazele de date se vand la negru pe bani grei. (Nu mai departe decat zilele trecute am primit toti metropotamii pe e-mailurile personale o oferta de vanzare a unei baze de date de 3 milioane de e-mailuri - da, da, probabil si al tau era acolo). Nu ajuta industria spamului sa fie si mai prolifica. Ascunde adresele de e-mailuri cu BCC.

Poti evita si transmiterea de virusi si troieni si poti de asemenea preveni situatii de tipul "reply all" in loc de "reply to sender", in care te apuci sa conversezi direct cu cateva sute de oameni (iarasi, un exemplu real).


Forma si fond:


- alege-ti tonul in functie de destinatar.

Daca - sa zicem - trimiti metropotamului un e-mail cu cerere de angajare, se presupune ca stii cu ce mananca site-ul, cum se scrie pe el si care e tonul general. Nu incepe e-mailul cu "Stimata doamna" si nu-l incheia cu platitudini de lemn de tipul "cu stima" sau "cu respect".

Daca incepi cu "Stimate domnule Metropotam", o sa ne amuzam; daca te adresezi direct redactorilor nostri cu "Stimata Doamna / Domnule", o sa tragem concluzia ca: 1. nu ne-ai citit, altfel ai sti ca nu suntem nici doamne, nici domni; 2. ai trimis acelasi text in 'jde mii de locuri si nici macar nu te-ai obosit sa il adaptezi de la protocolar la relaxat.

- cuvantul ataş se refera la cutiuta aia cu o roata care se anexeaza la motocicleta, pe dreapta. Nu se refera la ceea ce in engleza se cheama "attachment". Nici cuvantul "atasament" nu e tocmai corect dupa canoane, pentru ca el inca se mai refera in DEX doar la afectiunea puternica, dar inca e preferabil "ataşului". Probabil cel mai romanesc termen ar fi "anexa".

- nu scrie colorat si cu fonturi aiuristice. Daca te chinuie amintirile de la gradinita, ia-ti carioci si joaca-te pe hartie.

- tot apropo de ton, cum spuneam, noua ne place sa vorbim neoficial, de obicei la pertu, pe numele mic. Ceea ce insa nu ne place este excesul de familiaritate. Daca ne scrii, zi-ne "Buna, cutare", si asa mai departe, chiar daca nu ne cunosti personal. Nu exagera insa cu familiarismele si mai ales nu incheia cu "poop", "pup iu", "pupici" si alte derivate pupacioase. Nici la noi, si nici la altii.

Am merge atat de departe incat sa iti recomandam sa nu folosesti niciodata expresiile respective - mai ales prima varianta este hilara in contextul in care in limba engleza poop este ceea ce strangi de sub coada catelului in parc sau de pe covor. E ca si cum ti-ai lua la revedere cu un rahatel. Sau kkt, ca sa vorbim in netspeak.

- si apropo de netspeak... Nu. Nu folosi pt, k, dk, sh, tz, in e-mailuri catre persoane pe care nu le cunosti. Merge intre prieteni si pe "mess", dar hai sa scriem totusi e-mailuri in limba romana (fie ea si fara diacritice, ca stim ca nu va place faptul ca metropotamul a ales sa le elimine aproape total).

Cine mai are de adaugat sugestii la ghidul practic "cum se scrie un e-mail"?




7 comentarii vrei sa comentezi?

Cum se scrie un e-mail - ghid practic
dana
#1 -

:))inca o idee

Daca forwardezi un mail incearca sa stergi datele celor de la care ai primit mailul respectiv. spre exemplu eu primesc zilnic zeci de mailuri funny, si mi s-a intamplat nu o data sa primesc un mail care parea sa aiba un film in el si de fapt sa fie doar un banc sau o poza mica...restul erau datele si atasamentele ramase in urma forwardarii repetate.

Cum se scrie un e-mail - ghid practic
dana
#2 -

precizare

Parea sa aiba un film datorita marimii mailului:)Am zis sa se inteleaga mai clar.

Cum se scrie un e-mail - ghid practic
Cristina_TM
#3 -

Metoda simpla de trimis mailuri catre o baza de date

Ca PR, cand ai de trimis multe mailuri, sa zicem cu un comunicat de presa, cred ca cea mai eleganta metoda e sa le trimiti cu mail merge. E usor de folosit, necesita doar niste clickuri intr-un wizard (ca se trimit din office word) si la destinatar nu apare decat cate o adresa. In 5 minute poti trimite mailuri catre zeci de persoane.

Cum se scrie un e-mail - ghid practic
Radu Lisița
#4 -

Adresa de e-mail

Apropo, adresa de e-mail trebuie să fie și ea decentă.

Fără poops@yahoo.com sau usa/scaun@yahoo.com

Unii iau în calcul și acest fapt, și e normal.

Cum se scrie un e-mail - ghid practic
Alina
#5 -

Forma si fond

referitor la " nu-l incheia cu platitudini de lemn de tipul "cu stima" sau "cu respect". " - cu respect este cacofonie, sau disonanta...cum doriti sa ii spuneti. Asa ca este de evitat, in special in formulari oficiale.

Cum se scrie un e-mail - ghid practic
Victor
#6 -

Adrese de email

Contrar regulilor bunului simt, sunt oameni care si-au facut adrese de forma:
www.nume@domeniu.com
Au pus www in fata, au pus punct dupa www.
Am intalnit chiar www.nume.ro@domeniu.com

Cum se scrie un e-mail - ghid practic
Tudor
#7 -

nivel

Cand altii folosesc mailist, noi stam si invatam sa scriem un email. Trist, dar adevarat.

d'ale zilei...

Credeti in Dumnezeu?
|Rezultate|Alte sondaje

Descopera